济宁市住建局行政执法案卷管理规定

第一条  为促进本部门行政执法案卷管理，工作制度化、规范化，保障依法行政，结合工作实际，制定本规定。

第二条  本规定所称行政执法案卷，是指在行政执法过程中形成的与案件有关并按照一定顺序汇集成卷的案件材料。

第三条  行政执法案卷管理遵循统一、规范的原则。按照案卷归档年代、月份、结案时间排列，实行一案一卷，一卷一号。

第四条  案卷管理的基本要求是：

   （一）严格程序，依法管理；

   （二）材料齐全，手续完备；

   （三）科学编目、方便检索；

   （四）装订规范，利于保护。

第五条  行政处罚简易程序案件归档材料包括：

   （一）当场处罚决定书；

   （二）罚款收据；

   （三）其他文件材料。

第六条  行政处罚一般程序案件归档材料包括：

   （一）立案材料。包括投诉信函、投诉受理记录、案件移送函、立案审批表等；

   （二）调查取证材料。包括现场检查笔录、现场照片、限期整改通知书、询问笔录、证人证言、协助调查材料、鉴定材料、身份证明等；

   （三）审查决定材料。包括案件调查终结报告、行政处罚事先(听证)告知书、陈述申辩笔录、听证笔录、重大行政处罚决定集体讨论记录、行政处罚审批表、行政处罚决定书等；

   （四）处罚执行材料。包括罚款收据、执行情况记录、行政决定履行催告书、强制执行决定书、结案审批表等。

当事人提起行政复议或者行政诉讼形成的文件材料，可并入原案卷保管，或单独立卷保管。

第七条  对于难以入卷保存的物证、视听资料、电子数据等证据材料，可以拍摄、冲洗、打印、或者刻录成光盘后入卷，相关证据材料装入证据袋另行保存，并在卷内备考表注明。

第八条  行政执法案卷由案件承办人负责立卷。已经办结的行政执法案件，案件承办人应在案件办结之日起30日内，形成执法案卷后，由局执法机构进行归档保存。

第九条  行政执法案卷材料应当符合下列质量要求：

（一）材料真实、准确，反映行政执法活动的客观事实；

（二）内容齐全、完整，记录行政执法工作的全过程；

（三）格式正确、规范，符合法定形式，签署齐全、完备，具有法律效力；

（四）字迹工整、清晰，使用的书写材料、纸张和装订材料等符合耐久性要求。

第十条  整理立卷卷内材料规范有序，按照结论、决定、结案处理性文件在前，依据材料在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后排列，采用阿拉伯数字逐页编写页码。

第十一条  根据工作需要、案卷数量，配置相应的档案库房、档案柜、档案装订器材和其它必要的设备，并指定专人负责档案保管和安全保护工作。

第十二条  查阅行政执法档案的，应当报执法机构主要负责人批准，并由保管人对查阅人、查阅事由、查阅时间等情况进行登记。

行政执法档案涉及国家秘密、商业秘密的，应严格按照保密工作规定进行管理。

第十三条  任何单位和个人不得在档案上涂改和作文字标记。

第十四条  案卷保管期限分为定期与永久。行政执法检查、简易程序案卷保存期限为10年。一般程序案卷保管期限为30年。案件涉及行政复议、行政诉讼的，保管期限为永久。

保管期限从案卷装订成册的次年1月1日起计算。

第十五条  本规定自发布之日起施行。