第一章  总则

第一条  为规范学校安全工作档案（以下简称“安全档案”）的管理，实现安全工作的过程留痕、责任可溯、管理规范，有效发挥档案在安全预警、决策支持、责任界定和经验总结中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国安全生产法》《中小学幼儿园安全管理办法》等法律法规及上级主管部门要求，结合我校安全工作实际，制定本制度。

第二条  本制度所称安全档案，是指学校在履行安全管理职责、开展安全工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条  安全档案管理工作遵循“统一领导、分级负责、完整收集、规范整理、安全保管、有效利用”的原则，确保档案的真实性、系统性、安全性和保密性。

第四条  本制度适用于学校各部门、各年级在安全工作过程中产生的各类文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、利用和移交等管理工作。

第二章  管理体制与职责

第五条  学校安全工作领导小组负责领导全校安全档案工作，将其纳入学校安全管理工作体系和考核评价内容。

第六条  学校安全保卫处是安全档案的归口管理部门，履行以下主要职责：

1．负责制定和完善安全档案管理制度。

2．统筹指导、监督、检查和考核各部门、年级的安全档案管理工作。

3．负责接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁全校性综合安全档案。

4．推广应用档案管理信息化技术，推进安全档案数字化建设。

5．组织兼职档案管理人员的业务培训。

第七条  各处室、年级是安全档案的形成与责任部门，履行以下主要职责：

1．指定专人（兼职档案员）负责本部门（年级）安全文件材料的日常收集、预立卷和保管。

2．确保所形成的安全文件材料内容真实、准确、完整、系统。

3．按时向安全保卫处移交符合要求的归档文件材料。

4．做好本部门（年级）安全档案的日常安全保管和利用工作。

第三章  归档范围与保管期限

第八条  凡反映学校安全工作活动、具有查考利用价值的文件材料均应列入归档范围。主要包括：

1．组织管理类：安全工作领导机构设置与职责文件；安全工作会议记录、纪要；安全工作规划、计划、总结、报告；安全责任书签订材料；安全工作考核与奖惩材料。

2．规章制度类：上级有关安全工作的法律法规、政策文件；学校制定的各类安全管理规章制度、应急预案、操作规程。

3．日常管理类：各类安全检查（含消防、治安、交通、食品、设施设备等）记录表、隐患排查台账、整改通知书及复查验收记录；安全教育、培训、演练的活动方案、记录、图片、总结；保安人员管理、值班巡逻记录；门卫登记、访客记录；车辆进出管理记录。

4．设施设备类：消防设施、安防监控系统、特种设备等的台账、分布图、合格证、检测报告、维护保养记录。

5．事件处置类：安全事故（事件）的报告、登记、调查处理过程材料、结论性意见、整改措施及落实情况；突发事件应急处置过程记录、评估报告。

6．其他类：安全工作专项活动材料；与外单位（公安、消防、交警、卫健等）的往来函件、协调记录；安全经费预算与使用记录；师生安全信息资料（依法依规保管）；其他有保存价值的安全工作材料。

第九条  安全档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两种。具体划分标准按照《学校文件材料归档范围和档案保管期限表》及安全工作特性执行。涉及重大事故、重要决策、长远查考价值的档案应永久或长期保存。

第四章  归档整理与移交

第十条  各部门兼职档案员应做好日常文件材料的收集与预整理，确保材料齐全、字迹清晰、载体可靠。

第十一条  归档文件整理遵循自然形成规律，保持文件间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。一般采用“年度-问题（机构）-保管期限”或“问题（机构）-年度-保管期限”的方法进行分类、组卷、排列、编号、编目和装订（或装入盒、袋）。

第十二条  各部门应于每年第一季度结束前，将上一个自然年度形成的、需归档的安全文件材料系统整理后，编制移交清册，经部门负责人审核签字后，向安全保卫处档案管理人员移交。重大活动或专项工作形成的档案，应在活动结束后两个月内移交。

第十三条  移交时，双方应核对清册与实物，确认无误后办理交接手续。移交清册一式两份，双方各执一份。

第五章  档案保管与利用

第十四条  学校设立专门的安全档案室或档案柜，具备防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防有害气体等安全条件，确保档案实体安全。

第十五条  积极推进安全档案信息化建设，对重要档案进行数字化扫描或备份，电子档案的保管与利用应符合国家相关管理规定，确保信息安全。

第十六条  查阅、借用安全档案须履行登记审批手续。

1．校内人员因工作需要查阅，须经所在部门负责人同意；查阅重要或敏感档案，须经安全保卫处负责人批准。

2．校外单位或个人查阅，须持单位正式介绍信或个人有效证件，经学校分管安全工作的领导或安全保卫处负责人批准。

3．档案原则上不予外借，确需借出须严格审批并限期归还。借阅人负有保密和安全保管责任。

4．涉密档案的利用，严格按照国家及学校保密规定执行。

第六章  鉴定与销毁

第十七条  定期对保管期满的安全档案进行鉴定。鉴定工作由安全保卫处牵头，组织相关部门人员和档案管理人员共同进行。

第十八条  经鉴定确无保存价值的档案，可按规定销毁。销毁清册须经学校安全工作领导小组审核，并经分管校领导批准后，由两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字。

第七章  考核与责任

第十九条  学校将安全档案管理工作纳入相关部门及人员的年度安全工作考核范围。

第二十条  对在安全档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，予以表彰奖励。对违反本制度，造成档案损毁、丢失、失密、泄密或未按规定归档、移交的，视情节轻重追究相关责任人的责任。

第八章  附则

第二十一条  各部门可根据本制度，结合实际制定实施细则。

第二十二条  本制度由学校安全保卫处负责解释。

第二十三条  本制度自发布之日起施行。

济宁市第一中学

2025年11月20日